Должностная инструкция продавца: нужна ли она небольшой компании

Владельцы небольших компаний вспоминают о должностной инструкции продавца обычно в двух случаях: когда приходит проверка и когда менеджер третий месяц подряд не выполняет план. В первом документ находят в интернете и подписывают за вечер, во втором выясняется, что скачанная бумага требует от сотрудника «осуществлять активные продажи» и не содержит ни одного пункта, который можно измерить.

Что говорит закон

Обязательной должностную инструкцию Трудовой кодекс не делает. Статья 57 требует указать в трудовом договоре трудовую функцию, то есть работу по должности, а инструкция входит в число внутренних документов, которые компания вводит сама, если считает нужным. Роструд ещё в письме от 31 октября 2007 года № 4412-6 назвал её документом, который помогает оценить работу сотрудника и разрешить спор, однако обязанности её иметь не установил.

Когда без неё не обойтись

Небольшой фирме с двумя-тремя продавцами, где собственник сидит в соседнем кабинете, хватает трудового договора, ежемесячного плана и понятной схемы мотивации. Инструкция становится нужна, когда продавцов в отделе уже шесть-семь и роли у них разные: одни ищут новых клиентов, другие ведут постоянных, третьи оформляют сделки. Без документа, где обязанности каждой роли записаны отдельно, менеджер по постоянным клиентам с полным правом откажется от холодных звонков. Ещё один повод появляется, когда компания готовится расстаться с сотрудником за неисполнение обязанностей, и претензии должны опираться на подписанный им текст.

Как написать рабочий вариант

Каждую обязанность в инструкции формулируют так, чтобы её выполнение можно было проверить. Вместо «активно продавать» пишут, за сколько минут менеджер перезванивает по новой заявке, какие поля сделки он заполняет в системе управления взаимоотношениями с клиентами, кто согласует ему скидку и какой отчёт он присылает руководителю по пятницам. План продаж и мотивацию в документ лучше не включать, они меняются каждый месяц и живут в отдельном приложении или приказе. У продавца, который ищет новых клиентов, у менеджера по текущей базе и у старшего в группе обязанности расходятся сильно, поэтому готовый образец должностной инструкции менеджера по продажам с вариантами для этих ролей удобно брать за основу и править под свой отдел.

Как ввести для тех, кто уже работает

С инструкцией новичка знакомят под подпись ещё до заключения трудового договора, так велит статья 68 Трудового кодекса. С действующими сотрудниками сложнее. Если новая редакция добавляет обязанности, которых раньше не было, например холодные звонки для менеджера по постоянным клиентам, речь идёт уже об изменении условий трудового договора, а статья 72 разрешает его только по соглашению сторон. Когда дело доходит до взыскания, каждое нарушение оформляют служебной запиской с номером пункта инструкции и запрашивают у сотрудника объяснение по статье 193, иначе приказ легко оспорить.

Рекрутеры, которые занимаются подбором продавцов, советуют показывать инструкцию кандидату ещё на финальном собеседовании, чтобы человек до выхода видел, за что с него будут спрашивать, и первый месяц обошёлся без сюрпризов с обеих сторон.