Главный бухгалтер для ИП: нужен ли, чем помогает, как выбрать

Главный бухгалтер для индивидуального предпринимателя — это специалист, который ведёт учёт доходов и расходов, рассчитывает налоги, сдаёт отчётность и консультирует по финансовым вопросам. В отличие от бухгалтера в компании (работает в штате), для ИП бухгалтер чаще всего внешний (аутсорсинг) или нанятый на несколько часов в месяц.

Нужен ли ИП главный бухгалтер

Не нужен, если. У вас система налогообложения «налог на профессиональный доход» (самозанятый). У вас патентная система (фиксированный налог, не зависит от доходов). У вас упрощённая система «доходы» без сотрудников. Вы сами разбираетесь в налогах и готовы тратить 1–3 часа в месяц на отчётность. У вас мало операций (до 10–20 в месяц). Доходы небольшие (до 1–2 миллионов в год). Штрафы за ошибки не страшны (для вас это не критично).

Нужен, если. У вас упрощённая система «доходы минус расходы» (нужно подтверждать каждый расход). У вас общая система налогообложения (нужно платить налог на добавленную стоимость, вести книгу покупок и продаж). У вас есть сотрудники (нужно считать зарплату, налоги, взносы, сдавать отчёты в пенсионный фонд и фонд социального страхования). У вас много операций (50–100 в месяц и больше). У вас большие обороты (от 10–20 миллионов в год). Вы не хотите разбираться в налогах и готовы платить за спокойствие.

Что делает бухгалтер для ИП

Расчёт налогов. В зависимости от системы налогообложения: налог на добавленную стоимость (для общей системы), налог по упрощённой системе (6 процентов с доходов или 15 процентов с разницы), налог по патентной системе (фиксированная сумма), страховые взносы за себя (фиксированные и 1 процент с доходов свыше 300 тысяч рублей). Страховые взносы за сотрудников (пенсионное, медицинское, социальное страхование, травматизм). Своевременно уменьшает налог на сумму уплаченных взносов (экономия).

Подготовка и сдача отчётности. Для налоговой: декларация по упрощённой системе (раз в год), декларация по налогу на добавленную стоимость (раз в квартал), декларация по налогу на доходы физических лиц (раз в год), расчёт по страховым взносам (раз в квартал). В пенсионный фонд: сведения о застрахованных лицах (ежемесячно). В фонд социального страхования: отчётность по травматизму (раз в квартал). В Росстат: отчёты (периодически, если попали в выборку).

Ведение учёта. Книга учёта доходов и расходов (заполняется в хронологическом порядке). Закрытие периода (сверка доходов и расходов, расчёт налога). Сверка с налоговой (нет ли переплат или недоимок). Хранение первичных документов (договоры, накладные, акты, счета, кассовые чеки) в течение 4 лет.

Работа с сотрудниками (если есть). Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий. Расчёт налога на доходы физических лиц и страховых взносов. Подготовка платёжных поручений. Сдача отчётности по сотрудникам (ежемесячно, ежеквартально, раз в год). Консультации по кадровым вопросам (приём, увольнение, отпуска, больничные, декретные).

Консультации. Как законно уменьшить налоги. Какую систему налогообложения выбрать. Как оформить ту или иную операцию. Какие документы нужны для подтверждения расходов. Что ответить налоговой при проверке.

Защита при проверках. Подготовка документов для налоговой (по требованию). Присутствие при выемке документов (если налоговая пришла с проверкой). Подготовка возражений на акт проверки. Обжалование штрафов.

Как выбрать бухгалтера

По системе налогообложения. Бухгалтер должен знать вашу систему: упрощённую, патентную, общую, налог на профессиональный доход. Если у вас общая система, ищите бухгалтера, который разбирается в налоге на добавленную стоимость (сложно, много нюансов). Если у вас сотрудники, бухгалтер должен уметь считать зарплату и сдавать отчёты.

По опыту. Стаж от 3 лет — для простых систем (упрощённая, патент). Стаж от 7 лет — для общей системы (налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, взносы). Опыт в вашей отрасли (торговля, услуги, производство, строительство) — плюс (специфические документы, нормы списания).

По способу работы. Внештатный (фриланс) — дешевле (3–10 тысяч рублей в месяц), но сам отвечает за ошибки (если пропустит сроки, штраф заплатит он, если есть договор). Аутсорсинг (компания) — дороже (10–30 тысяч рублей в месяц), но за ошибки отвечает компания (у них есть страховка), заменят бухгалтера на время болезни и отпуска. Штатный (приходит в офис) — дорого (30–100 тысяч рублей в месяц), нужен если много операций (100–200 в день) и нужен личный контакт каждый день.

По отзывам. Попросить контакты 2–3 клиентов, которые ведут такой же бизнес (та же система налогообложения, те же обороты). Спросить: пропускает ли сроки сдачи отчётности, отвечает ли на звонки и сообщения, помогает ли при проверках, как решает спорные ситуации с налоговой.

По договору. Письменный договор, а не устная договорённость. В договоре: перечень услуг (расчёт налогов, сдача отчётности, консультации, кадры). Стоимость (фиксированная или от количества операций). Ответственность за ошибки (штрафы, пени, кто платит). Порядок расторжения (за сколько дней предупредить, как передать документы).

Стоимость услуг

Минимальная (2–5 тысяч рублей в месяц). Упрощённая система «доходы» (6 процентов), без сотрудников, до 10 операций в месяц. Бухгалтер только считает налог и готовит декларацию (раз в год). Консультации — платные.

Средняя (5–15 тысяч рублей в месяц). Упрощённая система «доходы минус расходы» (15 процентов) или патент, до 2 сотрудников, до 30 операций в месяц. Бухгалтер считает налоги, готовит декларацию, считает зарплату и взносы, сдаёт отчёты. Консультации — бесплатно (в рамках разумного).

Максимальная (15–30 тысяч рублей в месяц). Общая система (налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц), до 5–10 сотрудников, до 100 операций в месяц. Бухгалтер считает налог на добавленную стоимость (сложно), ведёт книгу покупок и продаж, готовит счета-фактуры, считает зарплату, сдаёт все отчёты. Консультации — бесплатно.

Когда можно сэкономить

Сдавать отчётность самому. Если у вас упрощённая система «доходы» без сотрудников. Декларация раз в год, заполнить по инструкции 30 минут. Страховые взносы за себя — фиксированная сумма, платить раз в квартал или раз в год. Налог можно уменьшить на сумму взносов (экономия). Риск ошибки — минимален (если следовать инструкции). Штраф за просрочку — 1000 рублей (не страшно).

Использовать онлайн-сервисы. Программы для ИП (рассчитывают налоги, напоминают о сроках, готовят платёжки и декларации). Стоимость — 500–2000 рублей в месяц. Удобно для ИП без сотрудников и с небольшим количеством операций. Минус: не сдадут отчётность за вас (только подготовят), не ответят на сложные вопросы.

Совмещать с другой работой. Найти бухгалтера на несколько часов в неделю (фриланс). Платить не за месяц, а за фактические услуги (например, 2–3 часа в неделю по 500–1000 рублей в час). Экономия, если операций мало и они однотипные.

Ошибки при выборе бухгалтера

Нет договора. Устная договорённость — бухгалтер может пропустить сроки и сказать «я не обещал». Вы не сможете взыскать штрафы. Всегда заключайте письменный договор, даже с фрилансером.

Низкая цена. 1000 рублей в месяц за полное ведение ИП с сотрудниками — обман. Бухгалтер либо новичок (наделает ошибок), либо будет делать некачественно (лишь бы отчитаться). Средняя цена 5–15 тысяч рублей — адекватно.

Нет проверки отзывов. Бухгалтер говорит «всех устраивает», но вы не позвонили его клиентам. Спросите контакты 2–3 клиентов с похожим бизнесом. Если отказывает — что-то скрывает.

Не проверяете квалификацию. Бухгалтер говорит, что знает общую систему, но не может объяснить, как считать налог на добавленную стоимость. Попросите показать пример расчёта (например, по вашим цифрам). Профессионал ответит чётко, без воды.