КЭДО

 

Под кадровым электронным документооборотом (КЭДО) понимается возможность создавать, подписывать и хранить кадровую документацию в электронном виде.

При бумажном документообороте работникам необходимо постоянно отправляться в отдел КДП для того, чтобы поставить подпись, а удаленным — забирать письма с бумагами с почты или у курьера. Это может временами отвлекает от работы и отнимать множество времени. Электронные документы подписываются за несколько кликов с электронного устройства: ПК, планшета и телефона. Местонахождение работника при этом не имеет значения.

У перехода на электронный документооборот есть много плюсов:

• Большая экономия времени. Оформление документов проходит в пару кликов. Это удаленные процессы, благодаря которым не нужно посещать офисное учреждение;
• Уменьшение расходов на бумагу и краску для принтера. Особенно это актуально для компаний, в которых двадцать и более работников;
• Улучшение прозрачности. Руководитель может заметить, кто и когда составил документ. Работникам легче смотреть даты отпусков и все остальное;
• Полная безопасность. Нет рисков потерять документы при переезде.

Операторы систем электронного документооборота, как правило, предлагают свои кадровые решения. При выборе оператора важно учитывать все удобство сервиса и безопасность данных. Стоит смотреть на всю величину поставщика и его место на рынке — чем статуснее разработчик, тем надежнее предлагаемый сервис.

Работники могут запросить бумажные документы и после перехода на электронный документооборот. Если сотрудник направит запрос, то руководство должно выполнить требование в течение 3 дней.

Мало денежных затрат

Переход на электронный кадровый документооборот — это возможность не тратить деньги на бумагу и почтовую рассылку. Необходимо будет приобрести лицензию на применение КЭДО-сервиса. Но многие компании вообще не считают, сколько средств тратят каждый год на кадровые документы. Если фиксировать все расходы, то выяснится, что вы тратите намного больше, чем стоит КЭДО-платформа.

Гарантийная безопасность

Если вы проводите архив документов на бумаге, то можно при переезде потерять необходимый документ и получить за это большой штраф. Да и от природных бедствий никто не застрахован. С электронными документами такого не получится. Их невозможно повредить или потерять, так как они есть в электронном виде.