Как вести документооборот, чтобы файлы не терялись, а их обработка занимала меньше времени?

Никакой бумажной бюрократии и возни с принтером, если вы ведете электронный документооборот

Мы привыкли к тому, что документы должны быть на бумаге и пылиться в шкафу. Но сегодня технологии стремительно меняют рабочие процессы и позволяют справляться с привычными делами быстрее и лучше. Так, например, и с ведением документации. Все “бумажные” процессы можно перевести в цифровые, с помощью системы электронного документооборота (СЭД). 

Что это такое?

Электронный документ - это стандартный файл в формате doc или pdf, который можно посмотреть в любом редакторе. Необходимые акты, счета-фактуры создаются в специальной системе и отправляются контрагентам кликом мыши. А подписываются все документы специальной электронной подписью, имеющей юридическую силу. 

Стимулов переходить на ЭДО достаточно:

• Документы всегда под рукой - ЭДО позволяет иметь доступ к файлам в любой день и час недели, с каждого устройства;
• Требования контролирующих органов - количество документов, которые необходимо предоставлять контролирующим органам, растет с каждым годом. Например, обязательная электронная налоговая декларация должна сопровождаться электронными книгами покупок и продаж.
• Ускорение работы, экономия времени и сил - система позволяет подготовить, согласовать и передавать документы для контрагентов без лишних действий и рутины. 

Кому подойдет? Принято считать, что СЭД - прерогатива крупных компаний. Но на деле она одинаково подходит для малого и среднего бизнеса, если конечно, контрагенты готовы перейти на “электронку” вместе с вами.  

Типы СЭД

Важно с самого начала разобраться, какие типы СЭД бывают:

1. Электронный архив - хранит те же бумажные документы, но в оцифрованном виде. Главные функции - хранение и быстрый поиск документов, что очень удобно, когда файлов много. Электронный архив дает уверенность, что документы не потеряются, а найти любой отчет, договор, распоряжение можно с помощью поиска. 
2.  Система электронного документооборота Workflow («поток работ») -  координирует выполнение задач, которые поставлены сотруднику или отделу. Workflow четко отображает, какой статус присвоен документу, кто, когда и что должен сделать. 
3. Классические СЭД - внедрение классической СЭД подразумевает, что все документы будут проходить и обрабатываться через данную систему. Это касается как внутреннего документооборота, так и внешнего. Классическая система позволяет работать с большими объемами документов, интегрировать с другими сервисами и ускорить работу с документацией.  

С системой электронного документооборота на рутину с документами вы потратите в среднем на 60 % меньше времени, чем вручную. Здорово, не правда ли?